Instructions pour les administrateurs : organisateurs et encadrants responsables de l’équipe pédagogique

👩‍👧‍👧 Catégories d’utilisateurs dans Teams

Les administrateurs sont considérés par Microsoft Teams comme étant « membres de l’organisation Aquitaine Robotics » et se voient attribuer une adresse accessible sur Outlook. Cela correspond à l’équipe d’organisation du workshop ainsi que les encadrants responsables de l’équipe pédagogique.

Tous les autres participants à AI4Industry (conférenciers, encadrants non-responsables, exposants, étudiants) sont considérés comme des « invités » d’Aquitaine Robotics et sont nommés comme tels dans Teams, par exemple Albert Dupont (invité). Les invités choisissent eux-même leur prénom/nom lors de leur première connexion, ce qui pourrait expliquer des divergences de forme, cependant leur adresse e-mail d’invité les identifie formellement.

Chaque personne devant se rendre au workshop reçoit ainsi par mail un accès soit invité soit membre d’Aquitaine Robotics de la part de Microsoft. Cet accès est valable pour tous les temps de l’événement : conférence, usecases, e-dating.

Le mail d’invitation des administrateurs envoyé le 2 janvier ou le 14 janvier est différent de celui des autres participants, il ressemble à :

Invitation Microsoft des organisateurs et encadrants-référents

Veuillez utiliser ce nouveau compte d’utilisateur @aqrobotics.onmicrosoft.com pour créer votre compte Office 365. La procédure est réussie dès que vous arrivez sur office.com avec succès.

Enfin, rejoignez le Microsoft Teams d’Aquitane Robotics en cliquant ici. Si vous avez besoin d’instructions plus détaillées pour ce faire, la procédure est identique pour tous les utilisateurs, au titre « 2. 🔌 Se connecter au Microsoft Teams d’AI4Industry » des instructions de connexion.

👩‍👧‍👧 Rôles des organisateurs et responsables pédagogiques

  • Démarrer les réunions visio des salles dont ils sont responsables (chairmen des salles de conférences, salles de usecases) avant chaque événement du planning
  • Faire venir les auditeurs dans les salles s’ils ont l’impression qu’il manque du public, en citant par ex le nom des salles avec @ (cf instructions détaillées)
  • Si besoin définir comme présentateur les conférenciers ou intervenants lorsqu’ils se connectent au moment de la conférence
  • Le cas échéant, prévenir les auditeurs que la réunion va être enregistrée en vidéo (uniquement conférences) et démarrer l’enregistrement vidéo
  • S’assurer du bon déroulé de la réunion en visio, fermer les micros indésirables ou exclure les participants indésirables
  • Terminer l’enregistrement vidéo et mettre fin à la réunion
  • Créer, si besoin, de nouveaux canaux dans les salles Teams (par exemple créer les groupes de travail dans Salles du usecase UneEntreprise)
  • Fournir un premier niveau d’assistance technique sur les outils (Teams, salles visio, micros et partage d’écran, droits d’accès individuels aux salles …)

🆘 Administrateurs généraux

Yoan Mollard, Sébastien Delpeuch et Antoine Pringalle sont administrateurs généraux et peuvent intervenir sur d’autres réglages, en particulier :

  • La gestion des invitations (par exemple « J’ai pas reçu le mail d’invitation »)
  • La gestion des droits d’accès en masse (par exemple « Aucun étudiant de l’ESME n’a le droit d’accès aux salles du usecase UneEntreprise »)
  • La révocation des invitations (en cas d’abus ou de problème de comportement)

Vous trouverez leur numéro de téléphone en bas de l’assistance technique.

4. ❓ Et après ?

Les instructions d’après dépendent de quelle salle vous devez rejoindre (conférence, usecase, e-dating) et de votre statut (étudiant, encadrant, conférencier …), veuillez lire les guides adaptés à votre situation sur la page Venir au workshop. En cas de problème lors de cette procédure de connexion, consultez la page d’assistance technique.