Instructions pour l’exposant dating
(ou e-dating)

Un exposant inscrit au dating AI4Industry
dispose d’un stand présentiel et d’un accès en visioconférence.

Vos visiteurs vous rencontrent :

  • En présentiel dans la rue d’ENSEIRB-MATMECA (Bordeaux) : visite libre de 14:00 à 18:00
  • En distanciel sur Teams via l’une des salles virtuelles d’entretien de l’exposant

Salles virtuelles d’entretien

Une salle virtuelle d’entretien d’un exposant est indépendante des autres salles virtuelles de ce même exposant.
Chaque salle d’entretien possède son propre calendrier de réservation géré par un responsable de salle d’entretien.
Les salles sont numérotées 1, 2, 3 …

Accès à Teams : Vous pouvez utiliser n’importe quel compte Microsoft Teams.
Si vous n’en avez pas vous pouvez demander un accès optionnel au Teams d’AI4Industry : dans ce cas demandez-le à :

puis rendez-vous sur cette page pour l’activer.

Gestion du calendrier de réservation

Création de votre accès calendrier

Le mot de passe de gestion de votre calendrier exposant est fourni au responsable de chaque salle virtuelle par un mail
« Bienvenue sur votre salle virtuelle d’entretien du e-dating AI4Industry« .
Cliquez sur le lien
pour définir le mot de passe associé à votre adresse mail exposant.
Attention, le lien n’est valable que quelques heures, contactez :
si votre lien a expiré,
nous vous en enverrons un nouveau.

Les calendriers sont créés à l’initiative des organisateurs AI4Industry :

n’essayez pas de vous enregistrer vous-même sur SimplyBookIt par un autre moyen que ce mail d’invitation !

Invitation à créer le mot de passe exposant d’une salle virtuelle d’entretien reçue par le responsable de cette salle

Consultation, modification et annulation des rdv
du calendrier

Une fois votre mot de passe enregistré, la gestion de votre calendrier se déroule complètement en ligne à cette adresse :

Vous trouverez un calendrier qui ressemble à droite. 
Cliquez sur un rdv pour en savoir plus ou l’annuler.

 

Capture d’écran 2022-07-08 à 10.26.06

Exemple de calendrier de la salle d’entretien « Cluster Aquitaine Robotics 1 »

Comment réduire la plage horaire
(par défaut 14:00 – 18:00)

Pour réduire la plage horaire des réservations possibles par vos visiteurs, connectez-vous à votre calendrier puis cliquez ici, ou dans Calendrier > Modifier les horaires de votre salle > Planning de la salle virtuelle d’entretien > Planning du jour du dating.
Cliquez sur le jour du dating en orange et faites ensuite glisser les poignées de début et de fin de disponibilité :

Modifier votre plage horaire de disponibilité pour les prise de rdv des visiteurs

Comment modifier ou supprimer les rdv

Vos visiteurs prennent rdv directement dans votre calendrier dans la plage horaire autorisée.
Dès qu’un rdv est pris, le créneau est marqué indisponible dans le calendrier de votre salle d’entretien.
Vous pouvez annuler les rdv à votre convenance directement depuis votre calendrier, ce qui préviendra le visiteur par e-mail.
Pour annuler un rendez-vous il suffit d’ouvrir votre calendrier, de cliquer sur un rendez vous et de cliquer sur « annuler réservation »

Vous recevrez par e-mail
l’information de la disponibilité de votre visiteurs en présentiel ou distanciel, ainsi qu’un lien de visioconférence.
Attention un lien de visioconférence est systématiquement envoyé, même si votre rdv est en présentiel.

Comment prendre moi-même un rdv avec un autre exposant

Les espaces visiteur et exposant sont cloisonnés.
Si vous souhaitez également visiter d’autres exposants,
consultez le guide du visiteur,
mais vos prises de rdv ne s’ajouteront pas à votre calendrier exposant.

 

Bouton d’annulation de rendez vous

E-mail reçu par l’exposant lors d’une réservation d’un visiteur

Honorer les rendez-vous en présentiel ou visio

Si vous-même serez présent uniquement en visio, veuillez l’indiquer dans votre description afin qu’aucun visiteur ne vous propose un rdv en physique. Dans le pire des cas vous pourrez modifier son rdv pour le transformer en visio.

Votre visiteur a la possibilité de choisir s’il vous rend visite en présentiel (sur votre stand à ENSEIRB-MATMECA) ou bien en visio.

Pour honorer les rendez-vous, vous aurez besoin :
D’une vue sur votre calendrier de rdv du jour 

Ouvrir maintenant
la
plateforme SimplyBookIt exposant

De Microsoft Teams pour les rdv en visio

Ouvrir maintenant
la plateforme Teams d’AI4Industry


Les informations de chaque rdv (nom du visiteur, statut présentiel ou distanciel, créneau horaire, numéro de téléphone de secours) vous sont envoyés par e-mail ou peuvent être retrouvés dans votre calendrier de rdv.

Votre visiteur sera en attente sur Teams tant que vous n’ouvrez pas la connexion en premier.
Vous pouvez ouvrir le créneau à l’heure ou en avance, ou éventuellement en retard.

Le visiteur est en attente tant que l’exposant n’a pas ouvert le créneau avec le lien de visioconférence envoyé par e-mail

Comment ajouter des invités supplémentaires

Inviter d’autres personnes pendant un appel dans une salle virtuelle d’entretien

L’exposant ou le visiteur peut explicitement inviter d’autres personnes à les rejoindre via les boutons Participants puis Inviter quelqu’un, mais ces invités ne sont pas considérés dans le système de réservation.
Le visiteur est en attente tant que l’exposant n’a pas ouvert le créneau avec le lien de visioconférence envoyé par e-mail
L’exposant est en droit d’exclure une personne qui se trouve dans sa salle de e-dating si elle n’est pas censée s’y trouver car non prévue dans le calendrier.

Et après ?

Revenez sur la page Guide de participation pour lire les instructions d’accès à d’autres temps du programme d’AI4Industry.

Inviter d’autres personnes pendant un appel dans une salle virtuelle d’entretien

Et après ?

Revenez sur la page Guide de participation pour lire les instructions d’accès à d’autres temps du programme d’AI4Industry.