Instructions pour l’exposant e-dating

Un exposant inscrit au e-dating AI4Industry dispose d’une ou plusieurs salles virtuelles d’entretien pour rencontrer les visiteurs le 21 janvier entre 14:00 et 18:00.

Les entretiens prennent la forme d’une demi-heure de visioconférence où un personnel de l’exposant rencontre un seul visiteur.

📬 Salles virtuelles d’entretien

Une salle virtuelle d’entretien d’un exposant est indépendante des autres salles virtuelles de ce même exposant. Chaque salle d’entretien possède son propre calendrier de réservation géré par un responsable de salle d’entretien, et sa propre salle de visioconférence dans Microsoft Teams. Les salles sont numérotées 1, 2, 3 …

Par exemple, l’exposant « Cluster Aquitaine Robotics » possède 2 salles virtuelles d’entretien « Cluster Aquitaine Robotics 1 » et « Cluster Aquitaine Robotics 2 » gérées par 2 responsables différents de chez Aquitaine Robotics

Accès à Teams : Si vous n’avez pas encore accès au Microsoft Teams de AI4Industry, rendez-vous sur cette page.

📅 Gestion du calendrier de réservation

🔑 Création de votre accès calendrier

Le mot de passe de gestion de votre calendrier exposant est fourni au responsable de chaque salle virtuelle par un mail « Bienvenue sur votre salle virtuelle d’entretien du e-dating AI4Industry« . Cliquez sur le lien pour définir le mot de passe associé à votre adresse mail exposant.

Invitation à créer le mot de passe exposant d’une salle virtuelle d’entretien reçue par le responsable de cette salle

⌛ Attention, le lien n’est valable que quelques heures, contactez si votre lien a expiré, nous vous en enverrons un nouveau.

⚠️ Les calendriers sont créés à l’initiative des organisateurs AI4Industry : n’essayez pas de vous enregistrer vous-même sur SimplyBookIt par un autre moyen que ce mail d’invitation !

📅 Consultation, modification et annulation des rdv du calendrier

Une fois votre mot de passe enregistré, la gestion de votre calendrier se déroule complètement en ligne à cette adresse :

➡️ Consulter et gérer le calendrier d’une salle virtuelle d’entretien

Vous trouverez un calendrier qui ressemble à l’écran ci-dessous. Cliquez sur un rdv pour en savoir plus ou l’annuler.

Exemple de calendrier de la salle d’entretien « Cluster Aquitaine Robotics 1 »

ℹ️ Comment réduire la plage horaire (par défaut 14:00 – 18:00)

Pour réduire la plage horaire des réservations possibles par vos visiteurs, connectez-vous à votre calendrier puis cliquez ici, ou dans Calendrier > Edit Schedule > Planning de la salle virtuelle d’entretien > Planning des jours spéciaux > 21/01/21 > Changer les horaires. Faîtes ensuite glisser les poignées de début et de fin de disponibilité :

Modifier votre plage horaire de disponibilité pour les prise de rdv des visiteurs

ℹ️ Comment modifier ou supprimer les rdv

Vos visiteurs prennent rdv directement dans votre calendrier dans la plage horaire autorisée. Dès qu’un rdv est pris, le créneau est marqué indisponible dans le calendrier de votre salle d’entretien. Vous pouvez annuler les rdv à votre convenance directement depuis votre calendrier, ce qui préviendra le visiteur par e-mail.

Pour annuler un rendez-vous il suffit d’ouvrir votre calendrier, de cliquer sur un rendez vous et de cliquer sur « annuler réservation »

Bouton d’annulation de rendez vous

ℹ️ Comment prendre moi-même un rdv avec un autre exposant

Les espaces visiteur et exposant sont cloisonnés. Si vous souhaitez également prendre des visites, consultez le guide du visiteur, mais vos prises de rdv ne s’ajouteront pas à votre calendrier exposant.

📽️ Honorer les rendez-vous en visio

Pour honorer les rendez-vous, vous aurez besoin :

Les rdv de e-dating se déroulent en visiosur Microsoft Teams dans les salles de e-dating portant le même nom et le même numéro que les réservations, par ex « Cluster Aquitaine Robotics 2 » :

Exemple : accès un la salle virtuelle d’entretien « Cluster Aquitaine Robotics 2 » dans Microsoft Teams

Une fois dans le canal, si aucune réunion n’est en cours dans votre salle virtuelle d’entretien, cliquez sur le bouton Démarrer une réunion en haut à droite de votre écran.

Démarrer une réunion

Si une réunion est déjà en cours dans votre salle virtuelle d’entretien, cliquez simplement sur le bouton rejoindre qui s’affiche sur le canal.

Si vous avez plusieurs rdv d’affilé, vous pouvez rester dans la même salle de visio : ce sont les visiteurs qui changent de salle.

ℹ️ Comment ajouter des invités supplémentaires

L’exposant ou le visiteur peut explicitement inviter d’autres personnes à les rejoindre via les boutons Participants puis Inviter quelqu’un, mais ces invités ne sont pas considérés dans le système de réservation.

Inviter d’autres personnes pendant un appel dans une salle virtuelle d’entretien

L’exposant est en droit d’exclure une personne qui se trouve dans sa salle de e-dating si elle n’est pas censée s’y trouver car non prévue dans le calendrier.

❓ Et après ?

Revenez sur la page 🔙 Venir au workshop pour lire les instructions d’accès à d’autres temps du programme d’AI4Industry.