Instructions pour l’encadrant référent d’un usecase

🖥️ Accès aux plateformes de travail

Teams : Les encadrants référents des usecases sont administrateurs de la plateforme Teams, tout comme le reste de l’équipe d’organisation. A ce titre, vous pouvez consulter également les instructions spécifiques à tous les administrateurs et organisateurs qui s’appliquent donc également à votre statut.

Vaniila : Tandis que les étudiants reçoivent le 15 janvier leur mot de passe de la plateforme Vaniila directement dans leur boîte mail, les encadrants doivent au préalable avoir demandé un accès personnel ici. Consultez ici la doc Vaniila.

📽️ Votre rôle dans l’organisation des réunions Teams en TP usecase

Sur Teams, chaque use-case est partagé en plusieurs salles : 1 salle Général pour parler tous ensemble du même usecase, et 1 canal par groupe d’étudiants. Toutes les personnes du usecase ont accès à toutes les salles.

Pour simplifier l’organisation, il est de votre rôle en tant qu’encadrant responsable de démarrer la réunion visio dans Général, canaliser au besoin les étudiants vers le canal Général pour faire des annonces.

Lorsque vous avez terminé avec la présentation générale, laissez les étudiants se dispatcher dans leurs salles de groupe Teams et créer leur propre réunion visio.

ℹ️ La personne qui a créé la réunion en est propriétaire : elle dispose de droits privilégiés pour montrer son écran, désigner de nouveaux présentateurs, clôturer la réunion, inviter d’autres personnes etc. C’est pourquoi il faut veiller à créer vous-même la réunion dans Général mais laisser les étudiants s’auto-gérer dans les groupes.

Une icône « Caméra »est affichée en face du canal lorsqu’une visio est démarrée dans ce canal. Pour la rejoindre, il vous suffit de cliquer sur Rejoindre.

Rejoindre des réunions dans les salles de usecase Général ou les salles des différents groupes de TP

S’il est gênant que vous (l’encadrant) n’ayez pas les droits de présentation dans une salle : créez votre propre réunion et demandez aux auditeurs de quitter la réunion courante pour rejoindre la vôtre.

🏁 Procédure de démarrage de la visio d’un TP usecase

Pour commencer le TP, si vous souhaitez faire une annonce d’accueil à tous les groupes avant qu’ils se répartissent, démarrez vous-même une réunion dans Général et laissez quelques temps aux autres encadrants et étudiants pour vous rejoindre.

Si vous sentez qu’il manque des personnes, faites un appel général sur vos salles de usecase avec « @ » pour faire une annonce à tous les étudiants/encadrants de votre usecase : ils recevront une notification Teams (⚠️ Attention à ne pas vous tromper dans la citation, vérifiez que vous citez les salles de votre usecase, sinon vous pourriez envoyer des notifications à des personnes d’autres usecases) :

Appel à toutes les salles de votre usecase

Vous pouvez ensuite laissez les étudiants s’auto-organiser dans leurs groupes de travail et créer eux-même leurs réunions que vous pourrez rejoindre et quitter pour passer de groupe en groupe.

💻 Environnement de travail Vaniila

Les travaux en groupe seront réalisés dans Vaniila, une plateforme Cloud permettant l’édition en ligne de notebooks Jupyter et l’exécution de programmes Python.

Pour obtenir un accès encadrant à celle-ci, veuillez vous enregistrer ici (ne s’applique pas aux étudiants qui reçoivent leur mot de passe directement par mail conformément à leurs instructions).

Vaniila est la seule plateforme centralisant le travail des participants et partagé entre tous les membres du groupe et ses encadrants (y compris l’encadrant représentant l’entreprise). Le code et les jeux de données dont ils ont besoin doivent s’y trouver. Il est permis d’utiliser d’autres outils en ligne, mais veillez à ce que le dernier jour les participants téléchargent sur Vaniila tous les fichiers dans leur version finale. Tous les utilisateurs du groupe conserveront l’accès pendant 1 mois après le workshop, puis toutes les données seront détruites.

Deux serveurs de notebooks ont été mis en ligne, le premier essentiellement destiné aux encadrants et le second aux apprenants. Les deux disposent d’un accès aux mêmes données et le fait que vous soyez enregistrés sur des serveurs différents ne pose pas de problème.

Une documentation relative à Vaniila est disponible en ligne, nous vous invitons à la lire attentivement et à vous y référer en cas de problèmes d’utilisation.

🆘 Assistance aux étudiants

Nous demandons aux encadrants de visiter régulièrement le canal d’entraide Python / IA dans lequel chaque étudiant ou encadrant peut poser une question technique de fond ou bien y répondre librement.

Salles d’aide et d’entraide pour les visiteurs

Dans la mesure où les encadrants référents êtes administrateurs Teams, vous pouvez également aider les étudiants sur les difficultés liées à Teams, notamment les problèmes de droits d’accès des étudiants aux salles si quelqu’un n’y arrive pas :

Ajout d’un membre aux salles

❓ Et après ?

Revenez sur la page 🔙 Venir au workshop pour lire les instructions d’accès à d’autres temps du programme d’AI4Industry.